Finanzämter und Unternehmen streiten immer wieder über die Vergütung von GmbH-Geschäftsführern. Ist das Gehalt zu hoch, unterstellt der Fiskus häufig eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) ­– dann drohen Steuernachzahlungen. Denn zahlt sich der Chef ein sehr hohes Gehalt aus, muss das Unternehmen weniger Körperschafts- und Gewerbesteuern zahlen. Ist das Chefgehalt dagegen zu niedrig, zahlt das Unternehmen mehr Steuern, als es eigentlich müsste. Wie setzt sich das Geschäftsführer-Gehalt zusammen? Das Gehalt des Geschäftsführers legt die Gesellschafterversammlung fest – ist der Geschäftsführer alleiniger Gesellschafter, kann er seine Vergütung also selbst bestimmen. Um festzustellen, ob die Höhe der Gesamtbezüge angemessen ist, müssen alle Vergütungsbestandteile zusammengerechnet werden, zur sogenannten Gesamtausstattung. Dazu gehören: monatliches Festgehalt (Grundgehalt) Urlaubsgeld Weihnachtsgeld Tantiemen/Gratifikationen Versorgungsleistungen wie etwa Pensionszusagen Firmenwagen andere Sachbezüge (z.B. Preisnachlässe, Ausrichtung von privaten Feiern auf Unternehmenskosten, Wohnungsüberlassungen) Was sollte der Anstellungsvertrag in Sachen Geschäftsführer-Gehalt regeln? Das Finanzamt erkennt Zahlungen von Geschäftsführern nur dann an, wenn diese einen Anstellungsvertrag haben. Daher sollten nicht nur Fremdgeschäftsführer, sondern auch Gesellschafter-Geschäftsführer einen solchen Vertrag erhalten. Andernfalls sind sie nicht bei der GmbH angestellt und die Gehaltszahlungen nicht absetzbar. Was in einem Anstellungsvertrag steht, muss der sogenannten gelebten Praxis entsprechen. Vor allem wenn der Geschäftsführer beherrschender Gesellschafter der GmbH ist, sind die Anforderungen hoch: Die Vergütung muss vor Beginn des Wirtschaftsjahres klar und eindeutig vereinbart werden. Das Gehalt darf nicht nachträglich erhöht werden. Der Geschäftsführer kann bei finanziellen Engpässen der Firma nicht einfach auf Teile seines Verdiensts verzichten. Wann ist ein Geschäftsführer-Gehalt angemessen? Die Vergütung von Geschäftsführern bemisst sich unter anderem nach folgenden Gesichtspunkten: Unternehmensgröße, Art und Leistungsfähigkeit des Betriebs; Alter, Ausbildung, Berufserfahrung und Fähigkeiten des Geschäftsführers; Umfang und Bedeutung der Tätigkeit des Geschäftsführers. Je größer das Unternehmen ist (maßgeblich sind der Jahresumsatz und die Zahl der Beschäftigten), desto größer ist auch die Verantwortung des Geschäftsführers – und desto höher darf das Gehalt des Geschäftsführers ausfallen. Chefs von Kleinunternehmen müssen deshalb weniger verdienen als solche von Großbetrieben. Zudem sollte berücksichtig werden, ob sich mehrere Geschäftsführer die Verantwortung teilen und ob der Geschäftsführer neben seiner Geschäftsführerfunktion noch andere unternehmerische Tätigkeiten ausübt. Wie prüft das Finanzamt, ob ein Geschäftsführer-Gehalt angemessen ist? Um einschätzen zu können, inwieweit das Gehalt eines Geschäftsführers als angemessen gelten kann, nutzt der Fiskus drei Kriterien: 1. Interner Fremdvergleich Beschäftigt die GmbH mehrere Geschäftsführer und darunter mindestens einen Fremdgeschäftsführer, so gilt das Gehalt des Fremdgeschäftsführers als Vergleichsmaßstab dafür, ob das Gehalt des Gesellschafter-Geschäftsführers angemessen ist. Gibt es nur einen Geschäftsführer, bildet das Gehalt des am zweitbesten bezahlten Mitarbeiters die Vergleichsgröße: Der Geschäftsführer darf in etwa das Zweieinhalbfache verdienen. 2. Externer Fremdvergleich Außerdem vergleicht das Finanzamt das Geschäftsführer-Gehalt mit dem von Geschäftsführern vergleichbarer Firmen. Dazu nutzt es neutrale Statistiken, so genannte Gehaltsstruktur-Untersuchungen. In Baden-Württemberg hat der Fiskus eine Tabelle herausgegeben, die die Obergrenzen für ein angemessenes Geschäftsführergehalt nach verschiedenen Branchen auflistet. Diese Tabelle gilt zwar nicht ausdrücklich bundesweit. Da sie aber in Einklang mit der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) steht, lässt sie auch in anderen Bundesländern als Orientierungsmaßstab heranziehen. Angemessenheit der Geschäftsführergehälter ab 2017 (noch immer aktuelle Version) Branchengruppe Umsatz < 2,5 Mio. Euro Mitarbeiter: < 20 Industrie/Produktion 170.000 - 220.000 Euro Großhandel 194.000 - 239.900 Euro Einzelhandel 148.000 - 183.000 Euro Freiberufler 192.000 - 275.000 Euro Sonstige Dienstleistungen 164.000 - 220.000 Euro Handwerk 123.000 - 175.000 Euro Branchengruppe Umsatz 2,5 - 5 Mio. Euro Mitarbeiter: 20 - 50 Industrie/Produktion 214.000 - 284.000 Euro Großhandel 209.000 - 286.000 Euro Einzelhandel 158.000 - 212.000 Euro Freiberufler 279.000 - 329.000 Euro Sonstige Dienstleistungen 227.000 - 278.000 Euro Handwerk 164.000 - 231.000 Euro Branchengruppe Umsatz 5 - 25 Mio. Euro Mitarbeiter: 51 - 100 Industrie/Produktion 271.000 - 314.000 Euro Großhandel 239.000 - 310.000 Euro Einzelhandel 212.000 - 257.000 Euro Freiberufler 326.000 - 393.000 Euro Sonstige Dienstleistungen 257.000 - 320.000 Euro Handwerk 220.000 - 286.000 Euro Branchengruppe Umsatz 25  - 50 Mio. Euro Mitarbeiter: 101 - 500 Industrie/Produktion 337.000 - 533.000 Euro Großhandel 314.000 - 544.000 Euro Einzelhandel 256.000 - 531.000 Euro Freiberufler 337.000 - 578.000 Euro Sonstige Dienstleistungen 292.000 - 555.000 Euro Handwerk 248.000 - 440.000 Euro Quelle: Oberfinanzdirektion Karlsruhe Alternativ lässt sich die BBE-Studie „GmbH-Geschäftsführer-Vergütungen“ nutzen, die jährlich erscheint. Für die Untersuchung wurden 2.532 Geschäftsführer aus verschiedenen Branchen unter anderem danach gefragt, wie ihr aktueller Verdienst aussieht. Folgende Gehälter sind ein erster Anhaltspunkt für ein angemessenes Geschäftsführer-Gehalt: Jahresgesamtbezüge von GmbH-Geschäftsführern 2022 (Durchschnittswerte nach Wirtschaftszweigen) Industrie 240.189 Euro Handwerk 156.551 Euro Großhandel 194.437 Euro Einzelhandel 153.633 Euro Dienstleister 181.746 Euro Quelle: BBE-Studie „GmbH-Geschäftsführer-Vergütungen 2023“ [mehr-zum-thema] 3. Halbteilungsgrundsatz und Kapitalverzinsung Ein Geschäftsführer muss sicherstellen, dass der GmbH auch nach Zahlung seiner Bezüge eine angemessene Eigenkapitalverzinsung bleibt. Bei mehreren Gesellschafter-Geschäftsführern ist die Gesamtsumme der Chefgehälter entscheidend. Die Eigenkapitalverzinsung beschreibt das Verhältnis des jährlichen Unternehmensgewinns oder -verlusts zur durchschnittlichen Eigenkapitalausstattung des Unternehmens während des Geschäftsjahrs. Als angemessen gilt eine Eigenkapitalverzinsung von mindestens sechs bis zehn Prozent. Das heißt: Wenn alle Geschäftsführer-Gehälter ausbezahlt sind, sollte mindestens ein Gewinn in Höhe von sechs Prozent des Eigenkapitals in der Firma verbleiben. Ein Beispiel: Setzt ein Unternehmen eine Million Eigenkapital ein, sollte es nach Abzug der Geschäftsführergehälter einen Gewinn von mindestens 60.000 Euro erzielen. Bei ertragsstarken GmbHs gilt der sogenannte Halbteilungsgrundsatz: In der GmbH muss nach Abzug sämtlicher Geschäftsführer-Vergütungen noch ein Jahresüberschuss (vor Ertragsteuern) verbleiben, der mindestens so hoch ist wie das Gehalt aller Geschäftsführer. Dieser Halbteilungsgrundsatz gilt aber nicht unbegrenzt: Bei sehr hohen Gewinnen wird das Geschäftsführergehalt im Einzelfall gedeckelt. Welche Spielräume gibt es für das Geschäftsführer-Gehalt? Bei der Beurteilung, ob sich die einzelnen Gehaltsbestandteile zu einer angemessenen Gesamtvergütung des Geschäftsführers summieren, sind die Finanzämter dazu angehalten, sich an den oberen Vergleichswerten orientieren. Eine Ausnahme gilt, wenn eine GmbH sehr ertragsschwach ist: Dann kann das Finanzamt auf die unteren Werte zurückgreifen. Nach der Rechtsprechung des BFH liegt bei einer nur geringfügigen Überschreitung der Angemessenheitsgrenze noch keine verdeckte Gewinnausschüttung vor. Diese dürfen Finanzämter erst dann annehmen, wenn die Angemessenheitsgrenze um mehr als 20 Prozent überschritten wird (Urteil des BFH, Az I R 89/85). Bekommen Geschäftsführer Überstunden vergütet? Die Vergütung von Überstunden ist laut Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs nicht mit dem Aufgabenbild eines Geschäftsführers vereinbar (Az. I R 40/00). Das Finanzamt wertet sie daher stets als verdeckte Gewinnausschüttung und erkennt sie nicht als Betriebsausgaben der GmbH an. Mehr dazu: Überstunden: Wann muss der Arbeitgeber Überstunden bezahlen? Bekommen Geschäftsführer Feiertags-, Nacht- und Sonntagszuschläge? Ähnlich wie im Hinblick auf die Überstunden gelten auch Zuschläge für die Arbeit an Feiertagen, in der Nacht und an Sonntagen grundsätzlich als verdeckte Gewinnausschüttung – und führen im Fall einer Betriebsprüfung zu Steuernachzahlungen. Lediglich in Einzelfällen können laut Rechtsprechung „überzeugende betriebliche Gründe“ die Zahlung von Zuschlägen rechtfertigen und so auch einer Betriebsprüfung standhalten (Urteil des BFH, Az. I R 111/03). Mehr dazu: Feiertagszuschlag: Müssen Arbeitgeber an Feiertagen mehr zahlen? Was sind weitere verdeckte Gewinnausschüttungen? Um ein GmbH-Geschäftsführergehalt rechtssicher zu machen und teure Nachzahlungen wegen verdeckter Gewinnausschüttungen zu vermeiden, sollten Sie nicht nur das Gehalt an sich im Blick behalten, sondern außerdem auch folgende Faktoren beachten: Schwankungen: Ändern Sie nicht ständig Ihr Jahresfestgehalt. Schwankt die Vergütung besonders stark nach oben oder nach unten, zeigen sich die Finanzämter schnell misstrauisch. Also gut planen und möglichst ein stabiles Gehalt festlegen. Pensionszusagen: Eine Pensionszusage darf frühestens zwei bis drei Jahre nach Dienstantritt erteilt werden. Wenn die Firma neu gegründet wurde, erst nach fünf Jahren. Der Geschäftsführer darf maximal 75 Prozent seiner Aktivbezüge erhalten. Umsatztantiemen: Solche Tantiemen bekommen Geschäftsführer einer GmbH nur ausnahmsweise. Entsprechend erkennt sie das Finanzamt nur in Ausnahmefällen an. Höhe der Tantieme: Eine Gewinntantieme darf höchstens 50 Prozent des Jahresüberschusses betragen. Man sollte sie deshalb auf einen Höchstbetrag begrenzen. Mehrere Geschäftsführer: Hat die GmbH mehrere Geschäftsführer, ist jeweils ein Abschlag beim Gehalt erforderlich. Bei zwei Geschäftsführern beträgt der Abschlag 20 bis 25 Prozent, bei drei Geschäftsführern mindestens 30 Prozent. Private Nutzung des Dienstwagens: Treffen Sie dazu eine eindeutige Abmachung im Anstellungsvertrag – sonst kann es passieren, dass das Finanzamt die private Nutzung des Firmenwagens als verdeckte Gewinnausschüttung wertet. Beschäftigung nahestehender Personen: Wenn Sie Familienmitglieder oder Freunde beschäftigen, dürfen Sie diese nicht bevorzugen – ihnen also beispielsweise kein überzogenes Gehalt zahlen oder mehr Weihnachtsgeld als anderen Angestellten. Auch dies stellt eine versteckte Gewinnausschüttung dar. Ausrichtung von privaten Feiern auf Unternehmenskosten: Das Finanzamt bewertet solche Feiern selbst dann als verdeckte Gewinnausschüttung, wenn überwiegend Betriebsangehörige der GmbH eingeladen sind. Unter bestimmten Umständen lassen sich solche Ausgaben aber als "gemischte Aufwendungen" absetzen. Mehr dazu: Gemischte Aufwendungen: Feste feiern und Steuern sparen